负分公文5宗罪

众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。

5 x( r& S* o% r6 `7 f8 x6 X 5 V: p% t/ A7 x4 ?8 w2 J

一、会议记录3要素

1、准备工作细致到位（前期）

& Y7 t Z. s- V. P/ [) G 9 k, J& j2 Y+ D$ O5 P z$ D/ S

      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议

7 E. e3 Z8 ^4 f

决议等做到心中有数。

5 m# z) J( g, _4 j

      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。

" [+ P3 C3 k, f0 M. {( x . Y, S) U1 q& ^# K5 i2 n; d

      记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。

7 t1 i2 \$ f, E7 C# W5 h9 `

2、记录完整真实

: q+ {( S: S3 o0 `

      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。

* A) _8 r; P1 d

      真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。

- ^! T8 J% U) _0 Y

 3、整理准确及时

4 C) j1 J) O+ W; i! K

      1 i) R8 D5 s4 H会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

1 j5 K* a6 N$ r, k$ Y' ?+ S! K

      一是对记录内容查漏补缺；

: _2 Q X V5 x1 v B7 y8 _" D

      # g9 s9 g, Y$ U6 ?% @; V) J二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；

, W* {6 t* w" O t4 q / m" ^/ S! ^7 G5 {( J0 O

      ' r2 C1 ]* u; T+ @! g* Z& M三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。

3 l# @$ a5 `3 w" D- V# q, K* F/ n , A2 ~2 d6 A ]8 U# ^( H3 A- l

 

二、电子邮件4提示

: B$ X# I/ |. s+ r: D

 1、信箱名称

2 ]$ s8 `0 e: D( V

       9 } |' r8 C' I首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

- x4 K7 n! r/ \! m: }, n

 

c1 j- D& A4 r6 ~

2、邮件标题 

+ q! P0 E7 U+ L* d, r- ?+ H

       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。

      

 3、邮件正文 

8 t! F$ o0 g' I$ \ 8 K1 Z+ l( N& R3 I) X

       6 D0 b' O+ t7 F4 ]; m& X; }邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

" N2 o1 q. @# c; W+ B" G4 g

       7 P F( w1 R1 v7 f: r行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。

 

4、邮件附件

       名称清晰规范，注意反复核查。

       注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

8 i% R) R4 Q" {2 z0 r' G

       " m* c( r) ]' v提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。

 

 

9 u# f& F. S$ S3 Y, y) a

三、负分公文5宗罪 

a# a7 l5 J' B- d" u1 P

为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 

1.文种选择错误

       公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。

- x/ R: g' f' e% t+ b+ z. h ' V- @3 @* H/ k4 K6 b

       % L& K+ @$ o9 [1 ]% f& m; E9 P$ o公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 

' f( q" J: m9 E& X) s, w

   （1）文种选择的重要性

0 e n/ R/ }1 n1 ^$ g

       在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

       公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

F+ H2 O% K# q( f% | 0 V1 l/ e; X+ `. g; b% T

   : y; s) w0 K- V- ^: E2 @4 E- U（2）常见错误例子

        a.错乱

        ' R9 L6 A, C& _$ b: V如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。

+ `. A; Q# x4 [- h . w* Y8 H+ s! q9 j

        ) B b a" e c0 ?& d R# w' cb.缺失

       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。

' K+ {4 ^# C5 f1 r! |3 Z0 Q' m! R + A# g: v2 |) z0 u! e8 h0 v# u* ?

        c.非法

/ }/ Z: a C- Y) [% S, H/ M * ^: s2 b3 T$ O/ ], S+ X6 I K* x

       超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

        d.重叠

5 _5 l4 j5 ]! j: H

       0 l9 s# R5 I' ~7 R故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。

) p+ U) Y+ T' ~, i ' Y4 L+ x( R( _( M6 E1 G3 L

 

2.重要信息重复或者失误

       ' l9 d' Y, Y/ e9 u6 w) D4 [ “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。

: ^" i3 `0 M' U/ ^- J: H1 {0 s

 

& ?8 D3 \9 r/ e: V $ [: o# n X/ ^5 L: \. s

3.核心词汇使用混乱 

6 V& `" @/ U" d3 s" u+ `

       蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

2 o, H) \/ }! _4 `' s4 c- I

 

0 E- V4 j4 \# p$ y8 w

4.内容冗长，关键信息严重滞后

) `) k) {8 [4 f) O$ c 2 b% A1 m+ X9 h0 ?7 }

       特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。

! O1 ]- j& \( p3 U M3 e5 y

 

4 ]2 i( w3 t. b

5.修饰性词语贫乏单调

! D& t+ E! x, u& b. f$ a3 h( R1 A0 q

       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。

5 b6 J* Z* T2 r m$ k

 

! G9 e3 S0 V8 a : Q& Q" d9 W4 w' k

四、结语

( T0 F6 {7 E, }/ Q' x4 V

       " |( g7 ?" G+ w5 t V希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!

8 z4 F# p2 W+ C1 I& G* E 9 I) X5 h2 i) S) i2 L8 }' f" B- l7 Y