一段：发通知
. k, o+ b; m; y i6 H6 i" N用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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- S# I! v0 K2 {2 r4 [( y- h3 N) ^二段：抓落实3 R" i3 @* Q) S' \: x5 S$ h/ P
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到1 {- a. U+ a+ A6 V+ p/ X Y9 G
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三段：重检查. G- }' I# V8 E4 s
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备
0 i: c+ l8 Z% Q- P& i. X发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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5 z( d* U* ?% K s% s. ^ T5 F4 {五段：细准备
4 H/ h' E7 u9 A D. \发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵） u# l6 D2 _2 ]" Y5 o& \
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六段：做记录
$ K5 B0 e" {7 s& I4 G. v发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）' ], O7 J1 O$ |
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七段：发记录
5 y& C8 S, F- M% v* h7 O. [$ I会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员6 k9 i: |7 f: y' ~7 Q
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八段：定责任
$ t6 o5 ]+ m+ q+ @将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理" z m3 c7 B) T$ L9 R* O
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九段：做流程
- w8 t- S" l5 }, S/ `& C把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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