一个部门的办公室,工作职责远远不止是“担负着上情下达、下情上报、对外交往、综合协调、参与政务、搞好服务、管理事务等繁重的工作。”,而且要做好领导的参谋与助手,协调领导进行工作安排,进行有效的沟通与协调等,虽然每个人每天拥有一样多的时间,但是从经济学的角度看,每个人的“时间价值”都不相同,时间价值的另一个关联词是“效率”,所以,如何有效地管理时间,就成了办公室提高工作效率的关键。
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近日,本人有幸拜读了《水煮三国》一书,内容主要讲的是三国的故事,说的是管理的学问,作者成君忆用“大话三国”的文笔娓娓道来,看似荒诞不经,其实大有深意,他以古寓今,庄谐皆备,妙语迭出。在拜读《水煮三国》后,再审视我们忙忙碌碌的办公室工作,颇有心得。
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2 [0 Q( a7 t) p& o《水煮三国》第十四章“让时间快速增值的锦囊妙计”,谈到关于时间的管理,概述如下:7 N& q+ x# N0 }0 {7 |
" N9 ^5 S5 N% d1 k3 m刘备每天总是被一些琐碎的事务弄得团团转,常常是顾了这头顾不了那头。诸葛亮认为刘备需要掌握必要的时间管理技巧。
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诸葛亮说:“有关时间管理的技巧。大约可以分为高、中、低三个层次。低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录,在忙碌中自行调配时问和精力。中层次的管理技巧强调行事历与日程表,反映时间管理已注意到规划的重要性。高层次的管理技巧讲究对事务的分类处理,按轻重缓急进行优先解决。”
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: _, q& | z, a. X刘备说:“如此说来,我还是一个只会使用便条的低层次的时间管理者。可是,我怎样才能掌握高层次的时间管理技巧呢?”, X# H: P. j$ w
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这时,书童已将石块、碎石、细沙、水和一只大铁桶准备妥当。诸葛亮笑道:“高层次的时间管理技巧就在这只大铁桶里面。”7 m) q: X9 y' L# I/ \1 Q G/ N
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诸葛亮说:“这只铁桶最大的容量,象征着在一段时间内,一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的事务,石块象征着重要、但不紧急的事务,细沙象征着紧急、但不重要的事务,水象征着既不重要也不紧急的事务。”他一边说,一边画事务分类表给刘备看。
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紧 急4 u# C% {' O# t
不紧急
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5 Z, I* ]- i; W 重 要, y$ W9 e2 @9 ]0 Y9 g, C3 _% p
A(碎石型的事务)1 W/ m# ~) S' b9 U/ u0 d
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·危机( T0 M; N6 ~0 N! x' ?
; K9 ^- v$ I; o: M) i·急迫的问题
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·有期限压力的计划 @6 i/ k; \" R3 B
B(石块型的事务)
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+ G0 ?$ O' T# o' v! t·发掘新机会
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·规划
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/ X O1 B t4 {4 [ O5 O) T6 i·改进产能
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·建立伙伴关系
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# E t% p- Z: n, h6 p: X·防患于未然
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不重要9 _- h6 F# v, g8 |( Q7 I
C(细沙型的事务)) i' Z w2 a* F& l" |7 V
0 u8 h# o1 Q& X8 b·不速之客的接待1 G+ x6 R; P2 o. Q. i0 @3 v- B
5 o$ B/ N3 s- i ?' H·某些信件、文件、电话的处理& n' F6 w5 t" I) Y( O9 s
7 N! l2 I+ @6 ^·某些会议的出席
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8 R! T" Y. k( l6 @- Q. B5 z·某些必要而不重要的会议、活动0 a5 a' c3 A1 _; x4 S
D(水型的事务), O n' o6 @' Y m! r9 C1 m5 ~' C
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·一些可做可不做的杂事7 ~/ j j5 n1 n9 {/ X
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·一些不必要的应酬
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( d% _1 m) u+ _2 J) U; p·有趣的活动* b E# u) D, H: z! j7 i9 ]0 V0 C
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9 k5 o+ s$ I5 t/ L“你通常偏重于处理哪一类事务呢?”诸葛亮问。刘备毫不犹豫地回答:“当然是A类。”& s/ O5 L* I( ?6 g) z* w
_3 b/ D5 s" S2 R u; A! C诸葛亮继续问道:“那么,B 类事务呢?”刘备说:“我也知道B 类事务相当重要,可就是没有时间顾及”. x5 k; j5 ^2 {" ~0 {2 F
. `" C+ g+ @$ G& s8 L. ~1 l诸葛亮问:“是不是像这样?”他把铁桶中装满碎石,然后,那块石头怎么也装不下去了。* y) A- B, l& V! D9 w6 t
5 w6 A3 |; V/ u% G" m; Y“是这样。”刘备点点头。9 r/ C; p+ j3 y" l I1 H5 ?- V% Q
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诸葛亮又问道:“如果换一种装法呢?”他把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时,他停下了来,问:“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”
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+ P# H* j% [; E“是。”刘备回答。+ M. r/ v+ P' y/ h5 X
+ L- N6 U8 B' s# H( A8 J“真的吗?”诸葛亮问。随后,他不紧不慢地抓起一把碎石,放在已装满石块的铁桶表面,然后慢慢摇晃,然后又抓起一把碎石…不一会儿,这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”诸葛亮又问。
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“还……可以吧。”有了上一次的经验,刘备变得谨慎了。
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“没错!”诸葛亮一边说,一边把细沙缓缓地倒在铁桶的表面。他慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后,铁桶的表面就看不到细沙了。诸葛亮再一次间道:“现在铁桶装满了吗?”
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还…没有。”刘备虽然这样回答,但心里其实没底。
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“没错!”诸葛亮一边兴奋地说,一边慢慢地把水往铁桶里倒。水罐里的水倒完了,诸葛亮抬起头来,微笑着问:“这个实验说明了什么?”
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灵感像闪电一样从刘备的脑海划过,他惊奇地说:“我明白了,这就是您所说的分类处理、优先解决吗?”* I. D$ w5 H0 J9 a/ T8 [4 j
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