职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
2 L$ Y a6 ^* @- k; V, n
4 }' A, i- B% z& x- L: m 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
7 Y3 X$ K1 V+ F" {2 V
. k3 r) [' J* A, x 一、秘书的职能
6 @6 s' y5 l A, Z; ? 1.辅助决策 , U: [- V. a% C+ X- T
/ B7 O5 d, R) P; t% n （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
[6 e2 z5 u# s! U1 ~0 ]! d! F* j2 g ?- L
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
# X, i w* J Y8 D! Q$ V4 n* S$ E
, M! N" h% w; Y2 R 辅助内容的综合性
7 Q; T$ D/ ~$ E. |. ]5 A, ]# [0 v& j( q: c9 J* a+ L5 s
辅助时间的经常性
e# G! @( W: z3 t$ ^8 _& J- g
5 b3 x/ ^2 G% [ R) e, l) l9 } 辅助环节的全过程性 0 O' A; F- }, J4 F3 H+ `
4 d$ [1 V- {% u4 `/ v
（3）、辅助决策的原则 7 h9 y# ~, _: m: R, |% j6 |) L
: F) c3 H) \, |" L5 s q 超前原则 " ?( i5 _; B5 M4 g+ |( @$ o
- U- g6 Y3 }2 l) D/ \3 p
定位原则 " G# b5 s" A9 O6 x$ J+ x S
! c& ]' H" X5 f% E( t2 t0 c 信息原则 + u' F5 c+ }5 i2 F/ f
& g) x& x& g* L2 x+ B2 Z$ Y7 T3 f
谏诤原则 C4 `0 \2 \, r
3 P" i5 A% [% Y N& S) A4 K0 G
（4）、辅助决策的过程 ( C+ {8 ~: C1 M. g1 m
+ C9 [/ ]8 W( [2 ~- r" h. ?
协助领导确定目标
( Y) q% v% S2 ]) C# }3 D2 }5 X
3 n) c" B1 c6 V# S9 s9 S 协助领导设计方案 2 X$ s) _7 U7 r: B: @7 e4 e. }4 E
4 h) S4 M) f& B9 a" J8 e 协助领导评优选优
; g; [2 |# {1 _0 c+ p
( _, @1 q$ T. h1 v+ [4 ~ 协助领导实施反馈 2 f8 ~/ A* E; e7 M3 M \3 o/ E8 V
: L( ^+ R8 S! V" _& }8 y* b# I
2、协调关系 6 C/ O1 n' H8 P1 w
0 L5 Y; k* D- v) d$ L- r. X% b （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 2 r0 C8 p/ E6 Z$ {* y, T
3 m7 A3 Z$ N3 _1 W2 f, B( ^' t （2）、协调关系的特征 & k$ P3 {# G* j$ p; |
9 T, i, c4 i1 b 从属性 $ W( e' T+ q) ?6 L* ]/ E8 ^
+ O, E# w$ I7 [7 y" n9 I
广泛性 8 Z \5 s" v3 l- o. w9 X' V
# {7 I. \7 Q; @7 ~
间接性 8 u: |" v; v- [4 _: y( _
0 Z$ \9 j4 ~* C& o6 P8 q) v3 x: j' F8 P （3）、协调关系的原则 . z4 o8 P$ y2 A, c
/ k# [1 [! j: P2 i3 s, }
政策指导
/ Z3 `- D! k" j2 x6 t$ E v0 Z8 C( ]5 m2 s( Z' `$ {
客观公正 ) S( o; L" o) _/ j
- a& }: q' A% k; s7 f 平等协商 & [' d- m9 y8 G( J+ _0 s/ B
; R' A1 {: L& x 注重整体 8 B% i& r4 I6 ]- R
2 R; E' o1 p) X4 l 灵活适度 6 B; D! ?+ u- W z8 C8 ]9 c4 B
- ]" i7 C% z0 [& `
（4）、协调关系的过程 8 a2 o( r+ k5 L4 T* x
$ b6 r5 k2 `+ k5 w. U; ]* X 摸清情况 6 X3 E H$ M9 x' @8 G$ o
/ h( D, n' s5 c7 \% ~* ~0 x$ x
找出症结 0 l0 u. M/ K& [3 {
5 l+ f. Y3 h# B& C
恰当协调 6 v' Z' D! E' }2 j- {
! K- Q! |( x1 \ p. m& D7 { o" D9 R
督促落实 ) A% W: Z9 o G- \# s B( V: h
8 |/ Y# B& N+ u: u" H4 o4 w 检查反馈
& R' X5 B& Q! r' k; o V+ x
" H C. n/ G6 P+ b# _ N 3、处理信息 8 E* \( R" Y% R5 b! _2 n' o9 |- C
0 Q; ]8 G/ I) j$ Y# C （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 ' U# b% v' G; s' Q( g! a7 x" T
* K3 S& q5 z* j
（2）、处理信息的原则 ; y) ?- s* S: ?7 H4 l+ w; _) p5 k
# v: J8 o7 B; t( r" y E 及时性原则
2 q+ I% {9 [: d; l5 l! Y3 D2 C- J0 n6 Q0 |/ Q- o- o" }
保真性原则
1 Y1 P2 m0 G* l+ V# v% D
0 L: m m( t8 R" \# {3 }! s0 G# R$ ? 适用性原则 - {6 h9 m9 [8 b7 j; c% @$ r. s7 M# D
# E6 V2 d7 t+ ?7 p
预测性原则
+ ]' _* A2 Y$ ^, S; ` A: f9 Z* ?# T2 s9 n9 Q' p$ i
（3）、处理信息的内容 & f9 v& ~5 q" ?+ w. I
% J# w, m' u- E6 Z; J% e' L$ V 历史信息
! J+ j/ v; o- O1 i1 u" \3 m' n
- _3 ]2 _' }" G 上级信息
- F6 x( ]) j, _# w/ D4 a& k5 J' y* h" g& Y$ {6 N4 q7 c
内部信息
9 X, W; X( ~2 q1 O4 I. }- @, D* A; ]6 E4 C, ?$ V
公众信息 2 Y) n4 c* @, @' N* x) t* q$ o
9 b8 T0 e# B1 y! o* i2 K
社会信息
7 c: t2 X" ~ d5 f' G, Y/ {6 j0 T: v: D+ C6 p. _6 P
（4）、处理信息的过程
! c# a H% L0 `3 Y4 J$ E" _1 G( ~% A' g% g
信息的收集
9 V8 q3 n9 c& L. _! G, b
" x2 n3 w" b) J5 b8 e: ]7 D5 G0 r 信息的加工
/ H( G3 V' J+ v' y6 P: p9 ]$ _ Z5 I Z4 T
信息的传递
7 D# N* D, A, r, {7 u/ q1 q) ]* P9 }$ W3 G! r! ~1 x
信息的反馈
- i, ]8 K' z5 }% M1 u- b" V; R! h3 Y9 F9 P) v( _9 p
信息的储存
/ i+ w$ T8 ^6 e( n* ~9 h; @: {! t' ?+ D$ x0 [
4、办理事务 4 d. H _: N: q/ @+ N7 z# m( J
( @7 r: f# l+ C7 M* i C （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
/ r: i3 D' f$ ?% O0 J1 g' s
! S- V; }4 ?- S# Z （2）、办理事务的特征
# |* T4 K8 _7 X8 a. V* y- a$ a6 @2 b# B+ t$ w
综合性
9 r7 s" I: Z+ _4 f+ s) i! @% d
% y0 f0 j% |3 v9 _7 P 服务性
. {5 F$ i2 S3 l: K, _8 g9 h2 j$ h
2 _+ G% P/ m0 | 繁琐性
) A0 t* N4 n! i, p. `5 m9 Z/ [& W+ ~( n0 d$ ~7 f
突击性 w# L6 x, B; k2 o
5 T, R* C: |# m) L3 ?% Y7 I- H
（3）、办理事务的原则 & \5 {0 a/ j: g! P7 i
9 \( q9 I/ h; ]7 L 被动中求主动 ! H( D, s0 G' G5 P& P* \* z
+ r( h. B5 f0 [$ q3 i o1 j
原则中求灵活
% V' | |0 Z# C) L! e8 C6 J; [) ]6 O2 O k: S1 U
繁杂中求规范
, S' E+ T) y# H; t+ }
; ]8 c) B1 @! n6 g( b （4）、办理事务的程序
- R/ q. @1 T/ F
( {2 }, m; n" y) ` 自然程序 ) x; _9 V( }4 M; `! J
0 \! C; D% n% D, R4 j4 \3 L# T 理论程序
: L' F n: l' M* T' Q6 B# X9 k0 [' @. j8 O! l x+ v. j* ^) l) L
指令程序 : Z- q s1 \( B/ ~$ a9 I( |1 U" T
- W: f# `. k& r3 a3 M
法定程序 " E0 g0 M% E1 W$ V8 p* x _9 b+ e
! b6 Z% P- O/ L5 ]
技术程序 ! F( Z7 ]. U/ D: C8 z
) L( F9 F7 u9 ^) ~3 b/ h' A 习惯程序
9 |, k7 E% R# A. I e0 a7 @$ N, G- {, r( E0 ~& C4 b
二、秘书的职责
1 A0 k7 X$ n/ Y( D 大致也有以下11个方面：
6 k% @6 O+ K; B- j w" R: _
3 m. Y3 l+ `& x) y* M, z# d( s! J$ E 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
* H, B( ]# }1 r+ S9 \7 G
% V6 k$ i5 l; p; L# ^1 f 接待事务（来访接待、安排服务等） + F( G7 f, B2 |- A7 t; s
# G3 O$ N& T; F$ c( ? 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） + X$ e6 z0 ?* H% {" Z) h
& E, K. ^) w; a% I" H, p% l 行政事务 1 C+ {' `* E& }' r# X4 z. e
" `9 e' w' X. E# [( `
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
7 Z$ V+ G3 `! q0 L5 ~( [ Z6 W" d4 t
; R4 X2 G6 \* B6 C 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） 6 [7 `* G4 s, n
9 i- k, w* u* w! Q: O 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 4 \: v k' ?8 B% l- B2 C! G
, Y6 f6 h; z; J: r: X 写作事务（各种文体的写作） ' t! U) ^# F9 ^
+ M& T' Z/ ^: n: i' _& T& ?- {8 S- w- K 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) ! w; F+ g$ n/ y; C" O$ s
5 j2 @. ?$ w5 E% F0 P/ T$ P 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
6 K e; t' |& o/ m4 H' D N0 |) f3 ~, C) R) Y' ]& I$ _9 t2 P
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
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