办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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1 [8 V. N2 I4 C( a加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

& i$ Q# V" T- u9 C5 q, a二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范
6 @% b$ K1 ^! L
% M) S! O/ H3 v/ w6 w四、加强办公室的日常管理

, A' k4 B6 {% e/ ~* x; K* U5 }( l一、办公室人员岗位认知与基本职责

  Q! X8 \: z$ L  c# ]（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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# S6 h* a1 H+ G职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责

$ {% y. C7 n& l$ s; Z5 ]（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
- Q9 a# s. k" L; x8 H& _; w, c
& X- y. Y. h7 C# c2 F按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

. F+ B5 O3 R4 w0 S7 N) p/ U% Q2 m" b一、办公室人员岗位认知与基本职责（

3 T/ E, _3 L. S三）办公室人员角色定位
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- r* i$ p2 R. r办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

7 y$ l+ E- u* E5 U一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；
) q; U3 Q0 d  Y3 x! q  c& W: F3 a
" p2 A1 c, [6 K; q三、要讲究程序(不要打乱仗)；
" ~& i: s; A4 N5 k' ~
' h( v- M" t, @" g( z( j* z+ p四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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( Q4 ~8 r% G, h0 J1、思想素养
% q1 z; z- q5 o8 @6 U+ p- Z
. ^, d- ^! C2 e, x) y% z! ~热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

$ p, ^2 y, `! K, T6 O- I! Z责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
+ x' K! y1 U" J) o
' y) d; h' |$ ~踏实肯干。舍得为工作投入。

( r7 O4 i# ?- n* G（四）办公室工作对人员的要求

, V, ^5 r: Y% G2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
) Y4 N* x  ]4 ?! }
4 G1 r3 G( u. i, r% |5 W( n4 p4 {思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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$ T( M# H& n3 Q, s! D3 W表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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3 q' l* `5 [! x! @注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。

, Z0 }* p: ]* t* [* y" N9 I, s意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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' q4 |. g0 G: D8 u4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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7 Y& |& c- Z$ m; }全局意识
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3 G6 p" O0 P) r; P3 Q# N' J, K6 A9 V责任意识

$ h( U8 ~8 g8 ^( M3 Y+ _/ \创新意识

奉献意识

信息意识

2 ^- P+ R. T% I9 k) r5 T' C0 T程序意识
* d6 ?8 _1 {3 L7 N. r7 L
0 h' ^9 L3 E5 w7 S% Z学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

6 P- c& U+ G" o3 l( E8 s8 ^领导测评办公室人员的20道题目
3 n! E# ?( r! \5 }4 u( R6 T
5 i' k* x( W3 z' x6 p1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?

: D# f, l2 [) X  ^3 r* L他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
4 N) L; Y' R5 E+ c' E' V
; ]1 i" Q3 S7 k! n2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

1 q; |; ~1 c- A, s2 G3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

5 i) G, V$ x* h* P. x他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目

" l7 W, G# e# w8 N$ d6 ?! V3 j9 j5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
! T7 z* c+ o# s0 {
& N) S8 K1 M* {! R能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

" ^2 W, v0 p( |2 A2 ?7 [能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?
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7 b3 G* }3 B; R8 z9 R: H他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

) X' ^0 Q+ f7 G1 s& r6 s1 S8．他能否提高文件运转效率?
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1 Y) b% S5 ~  {: Y2 l能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

6 Q' {4 Y+ z9 R- P11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?

  D* v' E; O! K1 j" g是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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0 t. ?" j( }# l9 m  ?$ D领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

9 u% I" p* U- E) d+ V6 C, l' k) U而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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/ Q- ^6 L4 o$ D, p& x14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

+ h( N: j' }4 C/ s是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?

能否以书面或口头方式简要汇报情况?
. }+ e+ \7 l: x/ C
: U; X, f  o, M* J) t* Z* X: Q能否准确地传达你的指示?
) g/ S4 f2 `' p* _) ?% S; S
' C, \# k/ E* Q% |4 t, O9 _能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

2 X: U) n/ X" p; \3 `16．他是否按时完成每天的工作?

# W% O9 o8 T1 G( P6 \0 W$ w; J是否根据需要自愿在休息时间加班?
5 P& Z4 U: G/ E( G5 ^9 i1 k* Q) y
+ D) e( b$ \9 _, r1 v' Y' k领导测评办公室人员的20道题目
5 [. n! D1 R9 ~7 w1 t
5 S/ y. q2 Z& I1 S+ u$ [: ]17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
" B: h% `0 I- c+ X! s6 o
4 _3 I5 y2 h" }) t. a18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
2 o2 Z9 @: [- |& P" b) K* _6 z
! E+ }' l- I, U+ Y' i/ J9 z# p8 b19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
# A% }1 I$ ~7 Q4 t; M1 H. i
1 Z) g( l: D3 C3 ~: T  i20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

; J* ~8 a, \* }- u1 A启示……

二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向

" n9 c; I: G" U8 P1、不断优化硬件和工作环境
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& S9 l9 m1 W" z2 i* K& o* U2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神
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' w# b7 _) q0 n& X( e" ~（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

& U) c$ i( u3 |6 m6 x9 S, u良好的礼仪形象
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) ^( D  t' H0 K1 V良好的电话形象
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良好的文字形象
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良好的语言形象

* v2 X# n3 r1 K* W- |3 y  O二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1 b6 y: D* O. v1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

$ Z. B! R' f+ j8 Y1 W- A3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
, X* H) u& L6 j* {7 s4 w
9 H$ @0 G! Z8 g6 ]4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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1 W& i* A: w. F& j! s5、随时让同事知道你对他的感激；

! B& I! c- c7 G1 f8 D% i! ^6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。

) Q# t4 Q4 L7 `* B7 N三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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0 c6 i2 Z4 y' Q( w1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标

% s1 c/ z4 X% q9 k  C（2）拟订会议议题

7 ?4 o- Q1 K! r4 ^* q" F3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算

  ^5 j' _: f( L4 E（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容
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  O9 k* n% Y2 n! r- v2 e' x8 V会前准备工作

/ z! e) T" r: h' y; h4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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. [  H3 W+ R% E; l# H, v7、会场的布置工作

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, s2 {& p8 s; @0 a$ F) a) l& X' r% Q3 b
) f. k3 J. c" a$ v6 x1 B) h6 h衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
; i9 y5 U' Q1 i8 U! g0 E
主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~