秘书培训讲座：公文写作与公文处理 重点解决14个问题

公文写作与公文处理

前言
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问题一：为什么要进行公文写作与处理培训——我们的落脚点是规范与效率


公文写作与处理是一个老生常谈的话题了。传统的培训往往是按这个模式进行的，公文是什么，都有哪几种，每种又怎么写，公文处理分几个步骤，等等。我们试图用旧瓶来装新酒：首先，大部分学习内容都是和实际工作中遇到的问题相联系，针对性较强；其次，讲的是请示、报告、公函等几种最常用或较重要的几种公文，不求全但求实；再次，学习过程基本是按问题加答案方式进行，争取深入浅出。从更深层的原因上讲，这个学习培训是解放思想学习讨论活动的大背景下进行，是解放思想的内在要求。当前存在的主要问题并不是能否写出所谓要稿、大稿，而是行文关系不够明确、文种概念不够清晰、处理程序不够规范、办事效率不高，所以出现了没有权限的部门乱发文、文体错用和拿着文稿直接找校领导签字等现象。学校下一步将要推行两级管理体制（解放思想学习讨论活动重要调研课题）、办公自动化和实行“两步走”的战略目标，对公文写作和处理提出更高的要求，更加规范，更有效率。

第一部分
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6 [1 n+ }* B  L% I6 B$ U2 ^公文写作问题二：公文是什么——必须首先、全面、清楚掌握的基本概念

# K  b3 G1 z$ C: U. m2 G  |公务文书，是指党和政府以及人民团体、企业事业部门等各系统、各级机关用来沟通、协调、处理上下左右内外关系和办理公务所使用的系列文章，又称机关应用文章，即广义的公文。大体可分为三大类：
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第一类是通用公文。又称正式公文、正式文件、红头文件（原来只有这一种的版头套红），即狭义的公文，具有法定的权威性和约束力并有特定的格式规范和制发程序。实例 1：党的各级领导机关使用的 14 个正式文件种类：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。实例 2：国家行政机关公文的种类主要有 13 种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。实例 3：中共老秘网委员会文件、老秘网文件、中共老秘网委员会办公室文件、老秘网办公室文件等。
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0 u4 {( N! ~5 Q) x6 v3 [/ G" I第二类是日用公文。又称日常事务文书、“白头文件”（ 原来版头不套红），是机关沟通信息、交流情况、办理日常事务用的，未经批转为正式文件，没有法定效能。实例：简报、调查报告、按语、计划（要点）、总结、介绍信、礼仪函电、领导讲话稿等。第三类是专用公文。又称常用专门文书，是专门机关或特定工作领域所使用的文书，包括经济文书、法律文书和外交文书等，生效后即具法定效能，写作有特定的文种、形式和要求。实例：经济合同、起诉书等。

' a$ S4 \7 y5 P2 y* q+ @问题三：行文方向如何——行文时第一个要考虑的基本问题

一、上行文，向本机关、单位、组织具有领导关系或指导关系的上级机关报送的公文。行政机关向同级权力机关报批的议案。实例：我校发往省教育厅公文。二、平行文，向本机关体系和组织系统的同级机关或非同一系统的不同隶属机关、单位发送的公文。如：函。实例：发往兄弟院校公函。三、下行文：向同一机关体系中所属的被领导或被指导机关、单位下达的公文。如：命令、指示、通知、通报、批复等。实例：印发某某管理文件的通知四、通行文：既可上送，又可平级发送，也可下发的公文，3

所谓“通用不分”，如会议纪要、意见等。实例：关于加强和改进大学生思想政治工作的意见（下行）关于我校进一步改进工作的意见（上行）


问题四：行文规则如何界定——单位之间关系确定
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定行文关系，由行文关系定使用文种，这就是行文规则行政机关之间的关系表国务院发改委财政部教育部省政府省发改委省财政厅省教育厅市政府市发改委市财政局市教育局组织系统关系业务系统关系业务系统关系业务系统关系表中：一种是组织系统关系，一种是业务系统关系。组织系统关系中的上、下级单位，是领导与被领导的关系，如国务院与省政府、省政府与市政府、省政府与其职能部门；业务系统中的上、下级单位，是指导与被指导的关系，如省教育部与省教育厅、省教育厅与市教育局。这两种关系中有一个共同的地方，即都有上、下级的层次关系。它们之间的公文往来，就是一种上、下级之间的行文关系。在同一组织系统中，各单位之间的关系，是平行关系。如省发改委、省教育厅、省财政厅，它们之间的公文往来是一种平级之间的行文关系。省委教育工委、省教育厅是老秘网上级主管部门，两者之间的行文是上、下级之间的行文关系。省教育考试院比较特殊，尽管它属于省教育厅管理，但它是副厅级单位，不同教育厅一般处室。因而我校向省教育考试院暂时采用上行文。而省发改委、省财政厅、市国土局、市规划局和老秘网是平行或不相隶属的关系，我校行文用平行文。

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+ R$ Q% y0 \  N! s问题五：正式公文由哪几部分组成的——格式标准的依据。
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1 j2 K( j* a6 A- N; q! j9 n) \; k正式文件的标印格式，可以分为主体结构、附加标记和款式规定三方面．现在联系例文介绍如下：一、主体结构是指公文中表达实际内容的主要文字成分，它是公文主体不可缺少的，其各部分在整体中有固定的位置。顺序看来，大体是这样的：标题（由三部分组成：发文机关名称、事由、文种(公文种类名称)、签发人、主送机关、正文（通常由开头、主体、结尾组成）、附件、发文机关名称、成文日期、印章、抄送机关、附注。二、附加标记又称版式，是公文主体之外，构成文件不可缺少的标记部分。包括版头、文号、份号、密级、紧急程度、签发人、印发传达范围、主题词、印刷版记等。三、款式规定技术性规范，由国家技术监督发布标准（详见办法、条例和技术规范）。
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5 N8 o( R& I9 I8 q问题六：公文写作难吗——标准、规范的公文是不难的

如前所知，公文的种类非常多，仅我校用到的就约有十三种，显然，在短短的时间讲透、学透是根本不可能的。但我们为什么说公文不是很难？一般来说，公文都有其同的写作特性，格式是固定的（照猫画虎），主题是鲜明的（一般一个主题），条理清晰的（一是一，二是二），文风简洁的（用最少的字表达），完全不同于文学作品的写作；其次，各种公文使用频度是不同的，有的极少使用，用的最多就请示、报告、公函了。今天我们要学习的就是这三种公文。因此，写出规范的公文还是不难的。

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问题七：请示、报告与公函三者之间的区别——显而易见
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7 W* i- }! [7 @8 S' A第一，请示、报告与公函之间区别：上行文与平行文的区别。请示是适用于向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文文种，属上行文；报告是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文文种，也属于上行文；函是适用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，属于平行文。6

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第二，请示与报告的区别：1.是否具有求请性。请示是向上级机关请求指示和批准的公文，具有请求的性质;报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求的公文，具有陈述的性质。2.是否具有求复性。请示的目的是请求上级批准、解决具体问题、要求作出明确答复的。报告的目的，是要让上级领导知道和掌握工作情况的，不要求批复。3.是否具有超前性。请示一般在事前行文，下级机关只有在得到上级机关明确批复后才能处理有关问题，报告则在事后行文。4.请示要严格遵守一事一请，以避免因上级机关批复时造成困难而贻误工作。报告可以一文一事，也可以一文数事。
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+ c, F3 F5 S/ a: |问题八：怎样写好请示、报告与函——多看范文，多动手写


请示的写作一、概念请示是适用于向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文文种，属上行文，最常使用的一个公文文种。

2 T  J2 ^: F( u二、适用范围

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第二部分 公文处理
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问题九：什么是公文处理——公文处理即发文处理和收文处理。
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+ z. \% U# w7 t发文办理指以本部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。以上详见党办、院办老秘网发文流程图和收文流程图。

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问题十：谁来发文？——发文权限的界定我校有正式发文权（即发正式公文）的单位只能分别为院党委、学院、纪委、党办、院办、工会、团委，文件头字样分别是“中共老秘网委员会文件”、“老秘网文件”、“中共老秘 网纪律检查委员会文件”、“中共老秘网委员会办公室文件”、“老秘网办公室文件”、“共青团老秘网委员会文件”等，其它单位一律不得使用类似“中共老秘网 XXX（总支、直属支部等）文件”或“老秘网 XXX（处、系、部、室等）文件”的文件头发文；违者可视作无效文件，受文单位可拒绝执行。各党总支、处系级单位如需向全院各单位布置业务范围重要工作，可按工作性质分别由党办、院办转发。除学校办公室外，其他内设机构不得对外正式行文。各职能部门如向全院各单位布置一般性事务工作时，经主管院领导同意，可在职权范围内直接发出通知性公文。
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9 M. g1 |' z# y6 `. O% P" m问题十一：二级单位该如何收文——应依照学校使用文件处理表进行收文处理

, A4 U: o' U2 ?- Q老秘网文件处理表、老秘网二级单位文件处理表，详见党办、院办老秘网下载专区。签文基本规则：二级单位接到来文时，应由办公室主任（部务或处务秘书）署具拟办意见；上级来文，应先送呈单位党政一把手（党的文件先送党务一把手，行政文件先送行政一把手）阅示，再送分管领导；下级来文，应先送分管领导阅示，再送党政一把手阅示。


6 A+ u# F' I+ s问题十二、如何提交上会材料——严格规范上会材料标准

1 e. `: ]% z/ p( |$ Q& D1 C我校主要有以下的重要会议：学校党委全委会、党委常委会、书记办公会、校务会、校长办公会、专题会、协调会和各教学院系党政联席会议。上会材料的好坏直接关系到会议质量，有时会发生上会的同志口头说不清楚、材料表达不清楚，搞了半天，大家都不知所以然，严重影响了会议的效率。第一，上会材料必须要说明事情基本情况，提出解决办法或建议，表明倾向性意见，涉及经费的须报出详细的经费预算，并附分管领导署具的意见。第二，上会材料如需要其他部门协调的，必须在会前协商。第三，上会材料须主办单位盖章或负责人签名，署具时间等。第四，上会材料一般要在会前两天汇总到党办、院办或相应机构。违反上述原则，可不予受理。

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' U" n7 f' D3 w  T% d$ g8 J4 J6 b0 m, l问题十三：如何做好教学院部的党政联席会议有关工作——做好会议纪要
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教学院部党政联席会议举行时，要做好会议记录和会议纪要。记录应采用正规的记录用纸，按会议记录的标准格式进行。记录既可采取全面记录的方式，也可采取摘要式的方式。会后经主持领导审签后应出正规的会议纪要，并做好存档备查。
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问题十四：公文处理中经常出现的一些问题——必须解决

一、非领导同志交代直报的文件，违规直接报送领导个人。国务院 2000 年发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，单位的公文不能直接报送上级领导个人。现在，仍有一些部门不按国务院的规定办理。二、越级行文和变相越级行文。比如，有些单位需要增添设备或者实施工程，直接跳过相关职能处室；有些职能处室在来文中写“情况属实，同意上报”之类，都属于越级行文。越级行文，原则上要退回来文单位。但情况特殊的，要受理，如一些上一级部门长期解决不了的问题，必须要再上一级部门过问才能解决的，可以受理。三、一个请示文件，需上级批复几件事情。一个请示文有几件事，其中有的上级部门可以立即给予解决的，有的不能给予解决或不能马上给予解决，而来文单位把上级能解决和不能解决的事情拉在一起，上级部门就很难对文件作出批复。四、报告、请示、函文种混用。该用“请示”文种使用“报告”，或“请示”后并上“报告”，该用“函”的用“请示”。五、“报告”文件中夹带请示事项，或附上带有请示性的“建议意见”。六、请示事项内容涉及两个以上部门，而主办单位未经协调或协调意见不齐备就上报。七、属部门职能、职责范围内部处理的事项，行文请示上级部门批复。八、报送请示文件，附件材料不齐备。附件材料，是请示文件中一个不能缺少的部分，是请示文整体中的一部分。九、请示文件和代拟稿语言不通顺、条理不清楚、主题表达不明确。十、承办上级来文不及时，超过办理时限不报告、不说明。十一、没有权限的部门对外行文。

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