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网友提问： 9 U8 _- o1 M( b3 v# y* |
1 P/ n: b7 D2 z/ Z D( M现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ ) k) |# `" p% C% X3 ?1 P
. B: w6 ^& k. K4 ^) z老秘回答：
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( l4 B- F& p1 _会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 & Y' ^% M, x& x: B+ G- E5 X
3 b! N% u2 o! `- p- R* w
●使会议开得卓有成效
) f& Q/ l- u( v3 ~ 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
7 [8 }# T4 l. ?- n$ m 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 5 s. W' a! }7 w4 P! ^8 d
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
& {1 P7 i& m: e6 k8 ?. h9 A2 w: r 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
/ B/ F( g0 T4 g 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 9 b+ ?& M9 z# Q( t$ Y" y3 m
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
S$ K1 o T& e. X 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
5 j" ]9 d' Y$ R; H 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
7 e! m( K+ p% i$ v! y 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
+ Y$ ]9 j" h$ s/ A; C, V 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
2 A) ?& C9 U5 |2 } 10.信息要加以选择，避免过多。
6 P" Z' M: ^- o; b _ 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 9 s0 t9 V2 g2 l8 K+ o
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
& H" R6 ~/ e- Q2 U5 ] 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 * [( |, _. F5 x. M( l; k/ I
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
2 R' G4 D" H0 o& k: Q9 k! y 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
" d/ [' N. J3 }) q" Q 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 ( N4 |9 r H2 o" q) F+ S
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
& H9 `3 s2 l4 f 18.会前先拉几个盟友。 ! U2 j J8 p$ C& u: B) N
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
0 q$ H# j" J' v, [ 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
) h i4 d' w: W7 ]6 t ●会议准备 ( {3 j* M: c! m( O# o
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
2 ]1 B0 x3 d& m! x5 H7 w 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 - }* z. l3 Z& N5 F. x+ k
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 % G* d7 f3 M |+ `7 x @4 E
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
7 ^$ c; `: P. _0 U! ^3 V. T( _ 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 4 w" c/ u- T. r3 Q- g: t) E( A" k
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
1 r! x: x1 R4 o: A- i 26.任何议程变动都必须通知主持人。 / {% \- P ~" Y
27.议程要尽可能短小简单。
( @ } u1 f1 E& ~4 I7 X 28.尽量将议程限制于一页纸上。 6 o/ \+ y$ x8 C4 [! p
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
+ M, D1 b7 z) F 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 % R- x c, }$ t @3 v- h7 h
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 8 l% N s2 h4 w# O# v
32.必须将电话转移出会场。 ! c B7 m: H! o: B; F ?8 z
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 0 O* a B3 M: e4 I
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 3 G& q$ w- U9 l& t
35.要找个确保没有干扰的会场。 O! B% d2 q. c, ~# C/ n, h
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 / t' L/ x$ ?7 f c* ]4 |
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
1 L' W, `( s1 K4 B 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 ' h5 y0 K: t4 q D( E8 }5 L( z
39.座位之间应有一臂长的间隔。
1 g0 E3 S1 Q* O: A 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 # Q' R) K! E8 N" H
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
4 [: X; q @& I& U* k 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 3 G, O4 O; U5 D; E0 r' @( o
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 + M3 X; j# E3 p* }$ D" Y9 E
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 0 e" w$ | z, a4 t
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
}: k: c8 z8 b- z6 K: q o9 M# Q" n 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
; J; q+ H" x" q& k ●出席会议
* ?+ t7 `9 K; V- u ~3 k 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 * M: }3 l3 P) t' h: n+ M
47.会前拟出自己的发言稿。 9 l- _1 M% ?& b" w( E0 S
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 ' O& e1 @8 |9 f) i6 d) _ `9 b3 b
49.要保持积极的脸部表情和音调。 " `$ E+ u: g+ \* U/ h- F J& K$ \
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 ) j1 k: ~1 y; g& m6 ^" Y
! f: Z* j0 ^( E' T* ^ 51.开始发言前先作深呼吸。 6 ^2 z3 C; V' g
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
. \4 [( i) \1 `* @, ^( F5 G 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
: W2 u+ |( Q8 l2 _! _* p! [! d 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 U% s+ }4 q, m1 B+ |
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
/ e0 K* H& u- q0 h' F `1 A! r 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
& K! b8 O$ W9 Q8 L& l 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
6 v" {" G! V O1 j- { 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
# k7 N- b# ]5 X- w) o4 H/ f# A 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
( \% Y* v7 }/ N 60.必须按照议程顺序作会议记录。 + [5 Y/ g$ y' U# s/ A( Y6 ^6 A# J
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 $ T' D0 D, K) @7 K8 h( {
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
8 t0 F2 a( A$ r% p1 \ 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
% A6 ]$ o9 W1 r' z" J. f ●主持会议
( _4 h7 d4 U" E( m& o: i9 y/ a/ ]# l 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 # ]& v" u$ c, T* V5 C) l
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
& d( |0 _4 K* }- L V 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 # a& W3 B- }* t+ o: \3 \" r3 A
66.尽量于会前认识新来者。
# n9 E' z1 v P& V3 E 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 , O0 C: ]7 X/ T1 P
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
" k7 }7 r) B! r 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 0 ?1 E P2 e2 l/ Y7 i1 H$ d5 e
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 5 }8 a: X6 y' D/ z% A4 U
71.要制止支流辩论和私下交谈。 & `. f& X9 M- [1 ~$ `3 h
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 * `' D9 n* M, x# x
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 ( e, W3 m$ F6 b4 F
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 9 n; C$ s! `7 t" F8 o
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
K& a {' w9 X# _ 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 - L. }, O& a# Z: E% b5 T
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 7 e; g* u# Z& K' M9 H) D. {
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 2 B1 T/ E+ X! A) Z8 s/ b
79.必须清楚每次会议的规则。
) \$ J5 j; `5 o y: c 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 5 Y4 {- \7 n1 W4 E0 A; u' |
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 " m$ \4 |/ B) Y# `3 P
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