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( n! m- |9 b' N 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
3 \; f1 O0 R4 G& D, N. |% H$ A 做会议记录，写着写着笔没水了； 6 l& O+ X: R2 V# s6 ]. d; h
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ) b# Q$ e$ o: L- u
用胶水时，找不到刷子； / ?* @& o$ a7 K5 ?5 ]! H" s
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； - d$ B% U \- V V
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 A" {& l j8 O- _/ {
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
$ A5 V6 I& q' k( }3 J2 t 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
1 M" I! \ h0 p+ N T 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 . x: k7 X( }1 P% z
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
0 l) n% D/ @" B1 B, n. } 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
9 q# c y! C/ U( |- I 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
4 |7 S% B2 ~8 G% J% C+ A. A1 p 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ( [$ o, { M) d7 G1 g- U/ f l
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 * n g8 h2 }$ g
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
) ~. @) A# c- }: D 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
( ?+ b o \7 F/ L1 f: O 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 ' D7 ^9 n/ [ m) {* c# b; R
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： / R( E7 M: g9 n# m" C- z- {7 ~
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
8 L. F- x5 P; g* ]! u 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 , S) C$ C w3 R
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ! e: H' y. ^$ ~- c9 U
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
" n" D3 W+ ?$ J8 `" D5 W2 ], g 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
0 M' e; s# p. [' ? 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
4 c* r9 n1 g. I6 _ Z3 c! [' Y9 U 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ) a, Y q& D/ k5 A0 a1 b! @" {
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 , W% \2 v# }# C) R; ^
9、与本职工作有关的表格。 7 i2 n3 c8 k# q( N% Q, C5 n1 V
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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