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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况： J4 c3 f. ~; ~6 r/ T6 I" a
做会议记录，写着写着笔没水了；
* T0 H3 w7 M1 ]$ ?$ v 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ; {8 G7 E0 N# ^# r: N e! R' X
用胶水时，找不到刷子； " l6 D8 m; L2 a& o
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
( ]8 O" q! j% N O8 M 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
8 u( e1 O1 ?6 I$ B0 k* M/ s; i7 O 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
8 {; ?) U3 u# D& B 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
; v2 V2 L7 e% Z. _# G1 \ 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
" n% ?5 C) o5 n# c" C u7 I% H 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 " i( B2 \+ {/ N& }
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
3 ~! e9 {6 N+ l9 H+ N- G- R9 X 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 8 v" Y* C! D7 k2 k6 o2 q
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 6 w0 }* I. Z" E. c$ g& c' s
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ! L1 k! z7 n D1 s$ n( k3 Q
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 # F9 I X: D* y2 A$ i4 m
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
) I) t: b* K6 U. g' Q 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
H; k2 [7 x! Y3 k 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
4 G' N {$ [; g- d. A1 V 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
$ `, w+ L, O1 N' U3 K+ l, x 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 & ~* @, t: y; S$ }
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ) s O V( m! \+ K: u. k$ x$ }: R6 N
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ' `) ~# I1 X' z4 n* \0 J+ o/ G Y
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 & G8 R# T8 Y' N# z; H5 Y3 r( v
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
# x/ j* A) i8 A7 F0 B( L 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 6 X$ q# a; y* p
9、与本职工作有关的表格。
" w* a; v4 X! B( z: \! ` 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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