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一.总则
4 J1 n0 w6 ^- w/ b 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 ' n" v6 A+ X& s
本办法适用于全公司各部门。
; A( h% T/ n' y 二.对外接待范围
9 a2 E$ A! I F: f: @ 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 ( l4 n; s( \. v6 `# ~
接待的对象分为内宾和外宾。 3 S; m# ?4 K6 n( ^0 M8 f" _
三.对外接待部门
* c% g* p) I, \; p g# x" R 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 ( p9 k4 t+ K, n, V5 l) y, k
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 ( j5 ~0 @2 Y5 C7 d
四.对外接待原则 ; g+ e y' O7 _6 J. {% b9 Q/ _8 N" T
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
+ ~0 Q# E' q$ b, _6 g 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 1 v% U# v6 {- G: N! O1 i- B
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 " t3 V$ p; B( w
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 0 n1 _* N! m; x( f- `, n! t
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
3 `, A) s- l3 B7 i- r 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
% \9 ]2 P# t; m" R; e 五.接待规格的确定。
" D7 X: G5 c3 b3 W: C 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 0 s; h5 c( @3 y4 K$ f$ D8 Q
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
7 Q4 a9 R( J4 @7 { 六.接待礼仪
0 A% M: c) N8 x. S1 A z3 ]2 h) Q 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 # J6 S3 m% o) T( x2 r6 j) ^
2.接待：主动起迎，问明来意。
w2 D r' p3 a7 \' e/ t5 ? 3.安排交谈地点：
& ?8 r8 J2 \& o% ^& X8 a5 G ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
! Y, y/ G. n$ o l3 t ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
. {4 h$ _3 h8 a! D5 X1 o# M! F2 D ⑶切忌让客人久候而无人问津。
$ I! L( \. G. M+ f2 @ ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 ) s, e# x7 U/ x. {3 e8 r
七.引见。
/ s* X: ^) S, r8 J 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 - e# T4 n8 F( v ~0 {. m6 F
引见顺序； ( O, G5 T( n, M# K: O* I
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； % y) L6 B8 k6 O' S* ~
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
3 Z7 l* X4 s0 n8 k+ m ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 7 n+ N8 ?8 g! F r$ ?) e
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 e1 |" x" o5 E2 D9 g) T
八.行路。
* [9 O! a% c; \, b* w2 y 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
& u$ H0 j# h" e. \% U0 V 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； + @+ ?( Z! g0 j+ I; R4 {9 ]3 @
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 0 z& S. p/ |, ~7 T; c+ ~4 I
九.其他。 3 ~( x: ~. Z* D& z D7 j
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
Q2 @( v6 ]6 g: n7 F; U3 B 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
. C; ^* e7 w" i6 w 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ' h( ~3 n- Z9 ^8 }- t! P
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 + \( _8 R7 W2 H
㈠接待内宾。 9 @* {( W, n# M; P) k% |
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
5 G! p* D5 L2 @1 f! q) B 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
9 l$ K, M9 c2 | p 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 ' O& y& ? n4 J; x- {
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
$ B6 a, w4 j- A% E$ t 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
) y5 n) k! J r" h 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
# L5 h! v7 x8 U0 v$ ?. J1 C7 F$ U 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
( J T- u; M% F6 w. F 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
1 `$ z, Z( e6 f; j% ?7 P2 s D ㈡接待来宾。
/ ]$ C/ z6 M. ?/ B" b 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： ( A, W2 }$ C( L: `6 A; {
迎送。
% X; U. `# T7 x a: f 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
, ]4 `7 C- B: ?" I, n 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
! O- a0 A% m9 ~9 ^5 ~. ^ 会见会谈。
, r5 g7 y8 W& e- `+ P! \/ Q- e 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
* L( V- z: h& ~ 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 : o; ^4 Z: @6 B' T
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 ) z$ ^/ r. B6 }/ `( u2 [% L
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 " P! D4 k6 v. d5 C
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 + ^4 e# u% b- t$ y! M: w
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
. R8 ^6 n5 ^0 V) B- ~. e 宴请。 7 T/ A) }: l% y
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
8 o6 N/ B* e' i3 m B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
! Y! y% l% t+ P P' j$ v; q" V3 u" `6 I- j 文艺晚会。
4 D3 l0 D$ U$ C$ W: A) e 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
: z! o% v. Y* p' s: f8 V 参观游览。
5 Y: d0 U4 n1 b$ x0 O 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
% m: t' }; q) \" d* | 接待标准 ' w- F% X) v- f. y( I" V
⑴用餐标准。
% h" ~0 |1 g0 x# X9 J5 N9 d# k9 M 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 5 D5 g6 }# H6 Z
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
$ n& Q" l5 Q8 ^$ G* V } 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 * I0 f( m9 s- L# u2 t, _
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
7 @3 ^- m* E9 z5 Z! j 5、常客 员工标准
& w( Q7 T1 C$ J. Z5 V8 q. n (2)住宿安排。 6 R! H4 v B4 q7 U
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
) m& d4 r# r/ I( {3 u 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
7 l1 j3 w# ^! f 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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